Hà Nội, Ngày 18/02/2020

Phát triển từ lưu trữ truyền thống thành lưu trữ điện tử là xu hướng tất yếu

Ngày đăng: 13/09/2019   10:05
Mặc định Cỡ chữ
Kho lưu trữ tài liệu điện tử sẽ bảo đảm được chức năng tập trung nguồn tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước; quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ điện tử của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

1. Xu hướng phát triển lưu trữ điện tử trên thế giới

Xu hướng phát triển chung và xu hướng trong việc tạo lập kho tài liệu đang diễn ra đồng thời với việc áp dụng công nghệ thông tin, với tuyên bố gần đây của Google, Yahoo, Amazon, Microsoft và một số doanh nghiệp khác về việc số hóa một lượng lớn tài liệu có giá trị từ 500 trăm năm trở lại đây là một sáng kiến sẽ làm thay đổi cách tư duy, học tập, nghiên cứu và khám phá. Họ cho rằng số hóa kho tri thức thế giới là một trong những sáng kiến quan trọng nhất của thiên niên kỷ mới.

Phương hướng chiến lược chủ yếu trong việc phát triển các kho lưu trữ trên thế giới là tăng cường bổ sung các tài liệu số. Các Trung tâm lưu trữ trên thế giới hiện đang tiến hành bổ sung và bảo quản một khối lượng lớn tài liệu điện tử, trong tương lai, hầu hết tài liệu chỉ được thu thập về dưới dạng điện tử, số lượng các tài liệu được tổ chức dử dụng dưới dạng điện tử đang tăng nhanh, có những dự báo cho rằng trong tương lai gần  tài liệu được tổ chức sử dụng cũng như xuất bản hầu hết dưới dạng điện tử.

Hiện nay, hầu hết các kho lưu trữ trên thế giới đang nỗ lực thực hiện việc số hóa tài liệu. Họ lập kế hoạch số hóa các tài liệu có giá trị và tần xuất sử dụng cao. Công cụ để tổ chức sử dụng tài liệu là các trang WEB chuyên biệt bảo đảm việc truy cập thông tin bằng lời văn, hình ảnh, âm thanh,...

Về mô hình, hiện nay các nước phát triển trên thế giới đang xây dựng các kho lưu trữ theo hai mô hình cơ bản đó là “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” và “Kho lưu trữ số”. “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” sẽ lưu trữ và phục vụ sử dụng cả tài liệu truyền thống (tài liệu giấy) và tài liệu điện tử (tài liệu số hoá), trong khi đó “Kho lưu trữ số” chỉ lưu trữ và phục vụ sử dụng các tài liệu điện tử, tức là toàn bộ các tài liệu của kho lưu trữ đã được số hóa hoặc tài liệu ngay từ khi hình thành dưới dạng điện tử. Như vậy có thể nói rằng “Kho lưu trữ số” là một bước tiến xa hơn của “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” hay có thể nói cách khác, là “Kho lưu trữ tài liệu điện tử cấp cao”, cho phép đọc được thông tin toàn văn sau khi đã số hoá hầu hết tài liệu, đặc biệt là các tài liệu dưới dạng đồ hoạ (như tranh ảnh, bản đồ,...) và tài liệu đa phương tiện (multimedia).

Về công nghệ, các “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” và các hệ thống thông tin điện tử nói chung được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật là các Trung tâm dữ liệu (Data Center). Hiện nay, Trung tâm dữ liệu đang là đích đến của các cơ quan lưu trữ và các doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực kinh doanh, tài chính như các ngân hàng, sàn chứng khoán, công ty bảo hiểm,… Khi công nghệ thông tin phát triển ở trình độ cao, được ứng dụng rộng rãi trong cộng đồng dân cư và các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp thì nhu cầu về quản lý, lưu trữ, xử lý và sử dụng thông tin đã trở nên không thể thiếu của các cơ quan, tổ chức.

Đối với các cơ quan, tổ chức, nhu cầu quản lý, lưu trữ an toàn, khoa học, bảo mật, xử lý và khai thác sử dụng với số lượng lớn tài liệu cho nhiều người sử dụng đồng thời là hết sức quan trọng. Từ nhu cầu thực tế đó, các cơ quan, tổ chức nói chung phải tính đến xây dựng hoặc thuê một “Trung tâm dữ liệu” cho hiện tại và tương lai để thu thập, xử lý, lưu trữ, và cung cấp dữ liệu nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của sử dụng, đem lại hiệu quả về kinh tế, an ninh trong quá trình hoạt động.

Các Trung tâm dữ liệu được xây dựng có niệm vụ thu thập dữ liệu, cung cấp dịch vụ sử dụng, quản trị, vận hành các hệ thống thông tin điện tử. Về cơ bản, Trung tâm dữ liệu là một hạ tầng kỹ thuật xử lý, lưu trữ và truyền thông thống nhất, có thể cung cấp dịch vụ thiết lập, quản trị, khai thác các ứng dụng cho cơ quan, tổ chức và phục vụ cho hàng ngàn người cần truy cập, trao đổi thông tin. Trung tâm dữ liệu có chức năng xử lý và lưu trữ dữ liệu với một hệ thống máy tính gồm nhiều máy chủ (Server) và các thiết bị lưu trữ lớn để lưu trữ dữ liệu, cho phép người dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem được nội dung toàn văn của tài liệu điện tử từ xa thông qua hệ thống mạng thông tin và các phương tiện truyền thông.

Cùng với sự phát triển các ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống hạ tầng truyền thông, các Trung tâm dữ liệu hiện nay đang phát triển theo hướng liên kết với nhau để hình thành hệ thống “Trung tâm dữ liệu ảo”, đáp ứng yêu cầu quản lý, vận hành và khai thác các hệ thống thông tin điện tử trong phạm vi chuyên ngành cũng như phạm vi liên ngành.

2. Nhu cầu xây dựng Trung tâm lưu trữ dữ liệu tài liệu điện tử thuộc Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam

Trong thời đại công nghệ thông tin thay đổi hàng ngày, hàng giờ, việc đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ luôn vận động theo hướng phướng triển nhanh đỏi hỏi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phải tiếp tục có những chiến lược mới để điện tử hoá Kho lưu trữ cho hiện tại và tương lai. Trong giai đoạn hiện này, chính sách điện tử hoá kho lưu trữ truyền thống cần hướng tới các vấn đề, đó là số hoá tài liệu (tạo lập các tài liệu điện tử), bảo quản lâu dài và quản lý tài liệu điện tử cho sử dụng hiện tại và tương lai. Việc số hoá tài liệu là xu thế phát triển chung phù hợp với sự phát triển của công nghệ và đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu, bảo quản lâu dài để bảo đảm việc sử dụng trong tương lai. Việc quản lý tài liệu điện tử là bảo đảm độ tin cậy của tài liệu, đáp ứng yêu cầu quản lý và sử dụng tài liệu điện tử.

Nhu cầu đầu tư xây dựng một Trung tâm dữ liệu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Tạo lập, thu thập, lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu điện tử, các tài liệu điện tử đó được điện tử hoá (hay số hoá) từ các tài liệu lưu trữ truyền thống hiện đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia;

- Bảo quản, bảo hiểm tài liệu điện tử với các giải pháp lưu trữ với những định dạng chuẩn về tài liệu điện tử; sao lưu dưới nhiều định dạng khác nhau, với nhiều phương tiện khác nhau; có khả năng chuyển đổi tài liệu sang các môi trường công nghệ mới; phục hồi dữ liệu khi có rủi ro, để có thể bảo vệ an toàn tài liệu điện tử;

- Thu thập tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quốc gia;

- Quy định về quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử nhằm vận hành và khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử.

3. Tính khả thi của việc xây dựng Trung tâm lưu trữ dữ liệu tài liệu điện tử thuộc Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam

Trung tâm lưu trữ dữ liệu tài liệu điện tử thuộc Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam (Kho lưu trữ tài liệu điện tử) trên cơ sở của kho lưu trữ tài liệu truyền thống sẽ tồn tại hai hệ thống, kho lưu trữ cũ với kho đa phương tiện và Kho lưu trữ tài liệu điện tử. Việc xây dựng Kho lưu trữ tài liệu điện tử luôn phát triển cùng với công nghệ. Thông tin có thể mất đi trong một quá trình hoạt động bình thường hoặc có thể mất vì các thiết bị hay ứng dụng đọc chúng không còn nữa. Do đó, xây dựng Kho lưu trữ tài liệu điện tử là một hoạt động liên tục, không bao giờ kết thúc và trở thành một hoạt động thường xuyên.

Vì vậy, việc xây dựng Kho lưu trữ tài liệu điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần được tổ chức với quy mô phát triển rộng dần, qua nhiều giai đoạn với nguồn đầu tư lớn được bổ sung thường xuyên. Việc đầu tư qua nhiều giai đoạn sẽ bảo đảm được sự phát triển phù hợp với sự phát triển của công nghệ, nhưng cũng phải bảo đảm khả năng kế thừa, tính ổn định lâu dài của các nội dung đầu tư trước, hạn chế việc đầu tư lại.

Việc xây dựng Kho lưu trữ tài liệu điện tử trong giai đoạn đầu cần xây dựng theo một qui mô phù hợp với việc ưu tiên đầu tư các nội dung có tính bền vững trong khoảng thời gian dài, đối với các nội dung đầu tư có sự ổn định ngắn, tức là chịu sự tác động của sự thay đổi công nghệ, cần đầu tư qua nhiều giai đoạn với qui mô mở rộng phù hợp. Nội dung đầu tư cụ thể như sau:

Trước hết, ưu tiên đầu tư các giải pháp có tiêu chí mang đặc tính ổn định bền vững (sử dụng lâu dài) so với sự phát triển của công nghệ, cụ thể:  

- Về giải pháp quản lý tài liệu, áp dụng theo tiêu chuẩn chung: mô hình lưu trữ tài liệu điện tử để tự động hoá các qui trình nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, xử lý, khai thác sử dụng...) và bảo đảm các đặc tính lưu trữ (tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn, khả dụng); các chuẩn thông tin (mô tả, giao tiếp, tích hợp...) để có cơ sở cho xây dựng các giải pháp phần mềm quản lý tài liệu điện tử đạt tiêu chuẩn quốc tế, được áp dụng hiệu quả và ổn định trong thực tế, điều đó sẽ bảo đảm sự thống nhất chung và sự phát triển bền vững;

- Về giải pháp bảo quản và duy trì lâu dài tài liệu điện tử, cần lựa chọn các chuẩn định dạng cơ bản cho tài liệu và dữ liệu với các yêu cầu về khả năng sử dụng lâu dài như: định dạng vừa đáp ứng yêu cầu phổ dụng hiện tại lại vừa đáp ứng yêu cầu sử dụng lâu dài khi công nghệ phát triển; đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật cho việc sao lưu bảo hiểm ra các phương tiện lưu trữ khác nhau (băng từ, đĩa quang, microfilm,...); có khả năng chuyển đổi, di chuyển an toàn sang các định dạng chuẩn khác nhau khi công nghệ thay đổi;

- Về phương tiện lưu trữ, cần đầu tư vào các giải pháp phần cứng và phần mềm lưu trữ để bảo đảm: bảo quản lâu dài tài liệu, bảo đảm tính nguyên vẹn của tài liệu điện tử; tài liệu được lưu giữ an toàn, bảo quản lâu dài, có giải pháp chuyển đổi và kiểm tra an toàn; áp dụng các biện pháp bảo mật; các phương tiện phải có tính bền vững, có giải pháp sao lưu dự phòng và phục hồi khi có sự cố;

- Về phát triển nguồn tài nguyên, cần đầu tư phát triển nguồn tài liệu điện tử thông qua việc tiến hành số hoá một lượng lớn tài liệu lưu trữ trong Kho lưu trữ tài liệu truyền thống, ưu tiên lựa chọn số hoá các tài liệu lưu trữ được khai thác, sử dụng nhiều, tài liệu quý hiếm và các tài liệu đã, đang bị huỷ hoại. Việc tạo nhiều nguồn tài liệu điện tử sẽ đáp ứng nhiều hơn những yêu cầu tiếp cận, khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ.

Tiếp theo, đối với những nội dung đầu tư có sự ổn định ngắn thì cần đầu tư theo lộ trình tuỳ theo mức độ phát triển của nhu cầu. Ví dụ, đối với hệ thống thiết bị lưu trữ, cần xây dựng với quy mô nhỏ phù hợp với nhu cầu cho hiện tại và phát triển trong giai đoạn ngắn. Bởi lẽ nếu xét về mặt công nghệ, công nghệ cho thiết bị lưu trữ phát triển rất nhanh, thường thì sau một năm dung lượng lưu trữ tăng gấp hai trong khi giá thành thiết bị tăng không đáng kể, thiết bị thay thế hay nâng cấp với công nghệ cũ giá thành rất cao. Nếu xét về khối lượng tài liệu, khối lượng dữ liệu điện tử hiện tại đang có là không nhiều và khối lượng được xây dựng mới sẽ tăng dần trong thời gian tới. Vì vậy, giai đoạn 2020-2025 cần đầu tư một thiết bị lưu trữ có quy mô nhỏ đủ để lưu trữ một khối lượng dữ liệu và tài liệu lưu trữ phát triển đến năm 2025. Thiết bị lưu trữ đầu tư tiếp theo (có thể sau 5 năm) sẽ được đầu tư mới với dung lương lưu trữ lớn hơn gấp nhiều lần để có thể thay thế hoặc kế thừa thiết bị cũ, chí phí đầu tư hợp lý.

Ngoài ra, cần kế thừa các kết quả đầu tư đã có, tránh không phải đầu tư chồng chéo hoặc đầu tư lại, giảm chi phí đầu tư, đồng thời cũng phải tạo ra các cơ sở cho sự phát triển và nâng cấp trong các giai đoạn tiến theo để hướng tới xây dựng kho lưu trữ số hiện đại.

Cuối cùng, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước với chức năng tham mưu cho Bộ Nội vụ về quản lý Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, trực tiếp quản lý các Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần thực hiện:

- Chủ trì xây dựng các chính sách phát triển nguồn tài liệu điện tử.

- Đề xuất xây dựng các dự án, các tiêu chuẩn và các giải pháp công nghệ về tạo lập, thu thập, quản lý và lưu trữ thống nhất các nguồn tài liệu điện tử đang hình thành trong hệ thống các cơ quan nhà nước để có cơ sở cho các cơ quan này xây dựng các chương trình quản lý hiện hành, lập hồ sơ và nộp lưu các tài liệu điện tử.

 - Xây dựng quy chế về quản lý, bảo mật an toàn tài liệu trong đơn vị, kết hợp với việc thực thi chính sách, đào tạo để nâng cao ý thức và trách nhiệm của cá nhân trong việc sử dụng, bảo mật và bảo vệ các nguồn tài liệu điện tử.

Việc triển khai xây dựng Trung tâm dữ liệu tài liệu điện tử là hoàn toàn phù hợp với xu thế quản lý, khai thác các hệ thống thông tin điện tử nói chung và hệ thống thông tin lưu trữ điện tử nói riêng. Kho lưu trữ tài liệu điện tử sẽ bảo đảm được chức năng tập trung nguồn tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước; quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ điện tử của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ trên mạng thông tin diện rộng. Để xây dựng thành công, cần có sự chỉ đạo thống nhất, sự nỗ lực và ý thức trách nhiệm của từng công chức, viên chức nhằm từng bước phát triển Kho Lưu trữ theo hướng hiện đại. Kỹ năng của công chức, viên chức và quyết tâm của Lãnh đạo có vai trò quyết định thành công của việc xây dựng Kho lưu trữ tài liệu điện tử. Những hoài nghi sẽ luôn tồn tại trong quá trình dịch chuyển và phát triển, nhưng nếu có tổ chức với hoạt động tích cực của Lãnh đạo và toàn thể công chức, viên chức sẽ bảo đảm quá trình thực hiện chuyển đổi đạt kết quả./.

Thạc sĩ Lê Văn Năng (Giám đốc Trung tâm Tin học Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

Theo: luutru.gov.vn

Tin tức cùng chuyên mục

Vai trò của khoa học tổ chức đối với tổ chức bộ máy nhà nước ở Việt Nam

Ngày đăng 17/02/2020
Khoa học tổ chức có đối tượng nghiên cứu là cấu trúc, chức năng, hệ thống quy luật, nguyên tắc vận hành và các điều kiện cần và đủ để tổ chức đạt được hiệu quả hoạt động, do đó có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của tổ chức. Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính nhà nước hiện nay, việc nghiên cứu và vận dụng những quan điểm, nguyên tắc của khoa học tổ chức vào việc hoàn thiện mô hình tổ chức và cơ chế vận hành của bộ máy nhà nước là rất cần thiết.

Quy định số 214-QĐ/TW có ý nghĩa quan trọng đối với công tác cán bộ trước thềm Đại hội XIII của Đảng

Ngày đăng 11/02/2020
Cùng với việc tiếp tục gắn thực hiện Nghị quyết Trung ương 4 khóa XII về "Tăng cường xây dựng, chỉnh đốn Đảng; ngăn chặn, đẩy lùi sự suy thoái về tư tưởng chính trị, đạo đức, lối sống, những biểu hiện "tự diễn biến", "tự chuyển hóa" trong nội bộ" với Chỉ thị số 05-CT/TW của Bộ Chính trị khóa XII về “Đẩy mạnh học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh”, Quy định số 214-QĐ/TW là cơ sở quan trọng để nhận xét, đánh giá, quy hoạch, bổ nhiệm, luân chuyển, giới thiệu cán bộ ứng cử chính xác và khách quan, chuẩn bị nhân sự cho đại hội đảng bộ các cấp tiến tới Đại hội XIII của Đảng.

Tầm quan trọng của công tác xây dựng đội ngũ cán bộ cấp chiến lược

Ngày đăng 10/02/2020
Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác cán bộ, Ban Chấp hành Trung ương khóa XII đã ban hành Nghị quyết số 26-NQ/TW về tập trung xây dựng đội ngũ cán bộ các cấp, nhất là cán bộ cấp chiến lược, đủ phẩm chất, năng lực và uy tín, ngang tầm nhiệm vụ. Bài viết tập trung bàn về tầm quan trọng của công tác xây dựng đội ngũ cán bộ cấp chiến lược - nhiệm vụ then chốt trong công tác xây dựng đảng, cần có quyết tâm chính trị cao của toàn Đảng, toàn dân và cả hệ thống chính trị.

Tăng tuổi nghỉ hưu theo lộ trình nhằm tránh giảm sốc thị trường lao động và ứng phó quá trình già hóa dân số ở Việt Nam

Ngày đăng 10/02/2020
Kỳ họp thứ Tám, Quốc hội khóa XIV đã thông qua Bộ luật Lao động (sửa đổi năm 2019). Đây là Bộ luật được dư luận xã hội, đặc biệt là cán bộ, công chức, viên chức và người lao động hết sức quan tâm, nhất là về việc điều chỉnh tăng tuổi nghỉ hưu theo quan điểm của Đảng trong Nghị quyết số 28-NQ/TW ngày 23/5/2018 của Hội nghị Trung ương lần thứ bảy, khóa XII về cải cách chính sách bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều ý kiến khác nhau về việc điều chỉnh tăng tuổi nghỉ hưu. Bài viết cung cấp những thông tin về vấn đề này nhằm tạo sự thống nhất cao trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện Bộ luật Lao động (sửa đổi).

Lồng ghép vấn đề bình đẳng giới trong xây dựng pháp luật đối với cán bộ, công chức, viên chức nữ ở Việt Nam

Ngày đăng 06/02/2020
Việt Nam là một trong những nước tích cực thực hiện bình đẳng giới trong xây dựng chính sách, pháp luật, đã phê chuẩn và chính thức trở thành thành viên của CEDAW (Công ước quốc về xóa bỏ mọi hình thức phân biệt đối xử chống lại phụ nữ năm 1979) vào năm 1982. Việc thúc đẩy bình đẳng giới và vấn đề lồng ghép bình đẳng giới đối với đối tượng là cán bộ, công chức, viên chức nữ trong xây dựng pháp luật là điều cần thiết, nhằm góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước từ Trung ương đến địa phương, đồng thời đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp và pháp luật quốc tế về bình đẳng giới. 

Tiêu điểm

Giữ vững kỷ luật, kỷ cương, hoàn thiện thể chế về công tác cán bộ

Nhân dịp đầu xuân Canh Tý 2020, Tạp chí Tổ chức nhà nước đăng tải bài viết về những điểm mới, nổi bật trong công tác cán bộ và định hướng tiếp tục hoàn thiện thể chế về cán bộ, công chức, viên chức trong thời gian tới của đồng chí Lê Vĩnh Tân, Ủy viên Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bí thư Ban Cán sự đảng, Bộ trưởng Bộ Nội vụ.